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一次性保存多个Word文件

发布时间:2021-01-21 01:52:35 阅读: 来源:拉床厂家

▲ 一次性保存多个Word文件

在打开了多个Word文件时,依次保存每个文档比较繁琐。其实,我们可以一次性直接保存所有文件,具体操作如下:

当需要关闭所有文件时,按下Shift键不放,然后选择“文件”菜单,这时,你会发现在“文件”下拉菜单中会多出来一个“全部保存”命令。选择该命令就可以一次性保存所有已打开的文件。

▲ 快速清除Office文档记录

在打开 Word、Excel、Access、PowerPoint 等Office 程序时,只要选择“文件”菜单,默认情况下菜单中会列出最近使用过的4个文件。这样,用户打开过的文件会完全暴露在外,无需查找也能轻易被发现。如果不想让别人看到在 Office 程序中自己打开过哪些文件,可采用如下操作:

按下组合键 Ctrl+Alt+“-”,此时鼠标指针会变成黑色的减号。然后在菜单栏选择“文件”菜单,移动指针至需要清除的文件名称上并单击,就可以将该文件记录消除。

▲ 让Word文档操作不留痕迹

手动删除痕迹虽然方便,但如果忘了去删除就麻烦了。还是自动化的方法比较省心。

在多人共用的电脑上使用Word,后来者可能会轻易看到前者在电脑上做过哪些文档。若需要隐藏最近编辑过的文件的记录,不让后来者看到你使用Word的痕迹,可以设置不在“文件”菜单显示最近编辑过的文档。具体操作步骤如下:

执行“工具→选项”命令,在弹出的对话框中选择“常规”选项卡。取消对“列出最近所用文件”选项的选择,单击“确定”按钮(图1)。这样,你就不会因操作完毕后忘了手动删除使用痕迹而泄露自己的文档操作隐私了。

▲ 错误警告类型与信息自定义

在Excel中,我们不但可以设定数据输入的有效范围,还可以自定义输入不满足条件时系统弹出的警告信息,这样更便于输入错误的检查和提醒。

选中相应的单元格区域并执行“数据”菜单中的“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

当输入非法数据时,Excel将会自动弹出一个标准出错信息,按照默认,我们只能选择“重试”或“取消”。其实,我们可以自定义出错信息。选择“数据→有效性”对话框中的“出错信息”选项卡,然后在显示的对话框中输入该信息的标题和内容(图2)。

此外,我们还可以在“样式”下拉列表中进一步选择显示的信息的类型,它们是“停止”(强制“重试”或“取消”)、“警告”(仅告知数据不合法,但可以保留数据)和“信息”(告知何处出错)。

▲ Excel直接使用网上数据

Excel的数据越来越多地来源于网络。Excel可以通过两种方法来获得网络数据。

1. 直接打开局域网上的数据

如果你位于局域网中,不必在资源管理器中先定位局域网文件,只需打开Excel,选择“文件→打开”命令,在弹出的“打开”对话框中,按下“查找范围”中的“网上邻居”,找到需要的文件并打开即可。

2. 通过Web查询的方法来获取网上数据

选择“数据”菜单中“获取外部数据”子菜单中的“运行保存的查询”命令,在弹出的“运行查询”对话框中,选择需要运行的Web查询方式,选定后单击“获取数据”按钮。在出现的“将外部数据返回给 Microsoft Excel”对话框中,设置数据的放置位置。单击“属性”按钮,进行相应的设置。单击“参数”按钮,可以进入“查询参数”对话框来设置获取参数值的方法。在“参数”和“属性”后,就会进入最终的“输入参数值”对话框,在这里输入运行Web查询的参数(可用逗号分隔)即可。

▲ 给单张幻灯片录制语音注释

在制作幻灯片时,可能需要对某张幻灯片加上语音注释。PowerPoint不仅可以给整个演示文稿录制旁白,还可以在一张幻灯片上录制声音或者语音注释。为了录制和收听声音或注释,在硬件设备上需要声卡、话筒和扬声器。

首先显示要向其中添加声音和注释的幻灯片,将鼠标指向“插入”菜单中的“影片和声音”,执行“录制声音”命令。

接下来单击“录制”按钮,开始录制,完成以后请单击“停止”按钮。在“名称”框中,键入此声音名称,再单击“确定”。

完成以上操作后,这张幻灯片上就会出现一个声音图标 。用户可以像对待其他声音对象一样进行编辑。

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